○甲良町住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付に関する取扱要綱
平成18年10月26日
訓令第25号
(趣旨)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)の趣旨にのっとり、住民に関する記録の適正な管理を図るとともに、住民のプライバシーの保護及び差別的事象の未然防止を図るため、住民基本台帳のうち法第7条第1号から第3号まで及び第7号に掲げる事項に係る部分の写しの閲覧(以下「住民基本台帳の一部の写しの閲覧」という。)並びに住民票の写し、戸籍の附票の写し及び住民票記載事項証明書の交付(以下「住民票等の交付」という。)の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(国又は地方公共団体の機関からの住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求)
第2条 町長は、法第11条の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧を請求する者に対し、事前に請求書の提出を求めるとともに、その理由について説明を求め、又は質問するとともに、閲覧日の指定をするものとする。
2 住民基本台帳の一部の写しの閲覧を請求する者は、法令等に定める事項のほか、次に掲げる事項を明記した、公印を押印した公文書により請求するものとする。
(1) 当該請求をする国又は地方公共団体の機関の住所及び連絡先
(2) 請求に係る住民の範囲の記載については、できるだけ限定した住所、年齢等
(3) 委託して住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を行う場合にあっては、受託者の氏名及び住所、連絡先(受託者が法人の場合にあっては、その名称、代表者の氏名及び主たる事務所の所在地及び連絡先)
3 前項の請求は郵便で行うことができる。
4 閲覧者は、閲覧するに当たっては、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。なお、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、証明書等に顔写真がない場合や口頭での補足質問では不十分な場合など、窓口に来た者が請求書に記載された閲覧者と同一の者であるか疑わしい点がある場合などは、請求した機関に電話で照会する等の方法により確認するものとする。
5 町長は、第1項の請求において、疎明資料等必要な文書の提出又は提示を求めることができるものとする。
6 町長は、第1項の請求において、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者であり、更なる暴力によりその生命又は身体に危害を受けるおそれがあるもの及びストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条に規定するストーカー行為等の被害者であり、更に反復してつきまとい等をされるおそれのあるものとして支援の必要性を確認した対象者(以下「DV法等の支援対象者」という。)を除かない住民基本台帳の一部の写しの請求については、請求書にDV法等の支援対象者を含めること、及びその理由を明記させるものとする。
(国又は地方公共団体の機関からの住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況の公表)
第3条 町長は、毎年1回以上、国又は地方公共団体の機関の住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況を公表するものとする。
2 前項の公表の方法は、公告により行うものとする。
(個人又は法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出)
第4条 町長は、法第11条の2の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧を申し出る者に対し、事前に申出書の提出を求めるとともに、その理由について説明を求め、又は質問・調査するとともに、閲覧日の指定をするものとする。ただし、事前に申出書の提出が必要ない事例として町長が認める者に係る閲覧の申出に関しては、申出と同時に閲覧させることができるものとする。
2 住民基本台帳の一部の写しの閲覧を申し出る者は、法令等に定める事項のほか、次に掲げる事項を明記した、自署又は押印(申出者が法人の場合にあっては、代表者印を押印)した文書により申し出るものとする。
(1) 申出者の連絡先
(2) 閲覧事項の管理の方法の記載については、保管の方法、利用の方法、廃棄の方法及びその時期
(3) 申出者が法人の場合の、閲覧事項を取り扱う者の範囲の記載については、部署名又は役職及び氏名の列記
(4) 調査研究の成果の取扱いの記載については、成果の公表の有無及び公表の方法
(5) 申出に係る住民の範囲の記載については、できるだけ限定した住所、年齢等
(6) 調査研究の実施体制の記載については、調査研究に従事する者の所属部署、人数等
(7) 委託を受けて住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を行う場合にあっては、委託者の連絡先
(8) 委託を受けて住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を行う場合にあっては、閲覧事項の委託者への提出の有無
(9) 委託して住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を行う場合にあっては、受託者の氏名及び住所、連絡先(受託者が法人の場合にあっては、その名称、代表者の氏名及び主たる事務所の所在地及び連絡先)
(10) 個人である申出者が申出者及び閲覧者以外のものに閲覧事項を取り扱わせることが必要な場合には、その旨及び理由並びに閲覧事項を取り扱う者として当該申出者が指定する者の氏名及び住所
(11) 法人である申出者が、閲覧者及び法第11条の2第2項第5号に掲げる範囲に属する者のうち、閲覧事項を取り扱う者として当該申出者が指定する者の役職及び氏名(第3号で氏名等の列記をされた場合は、閲覧者が指定する者に含まれるかどうかの別)
3 前項の申出は、郵便で行うことができる。
4 閲覧者は、閲覧するに当たっては、本人確認のための次に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。なお、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、閲覧者が個人の場合で身分を示す証明書を所持する者の場合はその証明書、法人又は公共的団体の構成員の場合は、その職員たる身分を示す証明書を併せて提示しなければならない。
(1) 個人番号カード又は旅券、在留カード、特別永住者証明書、運転免許証、その他官公署が発行した本人の写真が貼付された海技免状、電気工事士免状、無線従事者免許証、動力車操縦者免許証、運航管理者技能検定合格証明書、猟銃・空気銃所持許可証、特殊電気工事資格者認定証、認定電気工事従事者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、宅地建物取引士証、船員手帳、戦傷病者手帳、教習資格認定証、検定合格証、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、官公署(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分証明書で有効なもの
(2) 閲覧者が本人であることを確認するため、郵便により文書照会を行ったその回答書と前号の書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類、地方公共団体が交付する療育手帳、生活保護受給者証、健康保険の被保険者証、各種年金証書で有効なもの
5 町長は、第1項の申出において、疎明資料等として必要な次に掲げる文書の提出を求めるほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧によって知り得た資料をその申出の目的以外には利用しない旨の誓約書を提出させるものとする。
(1) 閲覧の利用目的を証する書類
(2) 学術研究の用に供する目的の調査にあっては、大学の委員会又は学部長による、学会の報告を目的とした調査研究であることの証明書
(3) 申出者が法人の場合にあっては、法人登記、事業所概要及びプライバシーマーク等が付与されていること、その他法人である申出者の個人情報の保護の体制、方針等を示す書類
(4) 閲覧事項を、申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書
(5) 報道機関等が行う世論調査にあっては、その調査結果の報道を行った時点で報告することを規定した誓約書
(6) 学術研究の用に供する目的の調査にあっては、学会等で公表された時点で報告することを規定した誓約書
(7) 前2号に掲げるもの以外の調査研究にあっては、その調査結果・研究成果が公表され、若しくは国又は地方公共団体に提供されることにより施策の企画・立案に反映されることや他の機関における学術研究に利用されることが見込まれるなどの、その成果が社会に還元されることを示す書類
(8) その他町長が必要とする書類の提出、必要な調査に応じる誓約書
(9) その他町長が必要とする書類
6 DV法等の支援対象者については、特別の請求がない場合は、支援対象者を除いた申出であるとみなす。ただし、DV法等の支援対象者に係る閲覧を求める特別の申出の場合には、請求理由を明示させることとし、その請求理由が妥当な場合において、さらに閲覧事項を取り扱う者を列記した閲覧事項取扱関係者にDV法等の支援対象者にかかる加害者がいないことを誓約させた場合にのみ、町長は申出に応じることができる。
(営利以外の目的で行う特別の事情による居住関係の確認)
第5条 法第11条の2第1項第3号の規定に基づき、営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、特別の事情による居住関係の確認の閲覧として、町長が定めるものは、下記のとおりとする。
(1) 訴訟の提起をする際の相手方の居住関係の確認
(2) 自らの住所地、所有地、管理地に第三者が住所を設定しているかの確認
(3) その他町長が必要と認める場合
2 前項の事実を確認する方法は、それらの事由に相当することを証する文書を提出させて行うものとする。
(個人又は法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況の公表)
第6条 町長は、毎年1回以上、個人又は法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧(法第11条の2第1項第3号に掲げる活動を除く。)の状況を公表するものとする。
2 前項の公表の方法は、公告により行うものとする。
(住民基本台帳の一部の写しの調製)
第7条 町長は、法第11条第1項の規定に基づき、住民基本台帳のうち、次に掲げる事項に係る部分の写しを調製するものとする。
(1) 法第7条第1号の氏名
(2) 法第7条第2号の出生の年月日
(3) 法第7条第3号の男女の別
(4) 法第7条第7号の住所
2 町長は、前項の写しを町長が別に定める時期に改製するものとする。
3 第1項の写しの調製に当たっては、DV法等の支援対象者を除くものとする。ただし、国又は地方公共団体の機関の請求若しくは個人又は法人の特別の申出の場合に、その理由が妥当であると承認した場合は、この限りでない。
(住民票等の交付の請求)
第8条 町長は、法第12条、法第12条の2、法第20条の規定により住民票等の交付を請求する者に対し、請求書の提出を求めるとともに、その理由について説明を求め、又は質問するものとする。
2 町長は、前項の請求が次に掲げる者以外の者からあったときは、請求者に対し住民票等の交付の請求をしようとする住民票又は戸籍の附票に記載されている者(以下「本人」という。)の委任を証する書面の提出を求めることができる。
(1) 本人
(2) 同一世帯に属する者(ただし、戸籍の附票の写しの交付については、本人の配偶者、直系尊属又は直系卑属)
(3) 職務上の必要により請求する国又は地方公共団体の職員
(4) 職務上の必要により請求する別表に掲げる者
4 町長は、第1項の場合において必要と認めるときは、疎明資料又は本人確認書類等必要な文書の提出又は提示を求めることができるほか、住民票等の交付によって知り得た資料をその請求の目的以外には利用しない旨の誓約書を提出させるものとする。
5 法12条の2に規定された住所地市町村長以外の市町村長への請求として、本人又は本人と同一の世帯に属する者に係る住民票の写しの交付を請求する者は、本人確認のため次に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。なお、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、この請求を行うに当たっては、本人と同一の世帯に属する者が本人の個人番号カードを提示し、代理権の授与等がなされていることを暗証番号の照合により確認することができた場合を除き、任意代理を認めない。
(1) 個人番号カード又は旅券、在留カード、特別永住者証明書、運転免許証、その他官公署が発行した本人の写真が貼付された海技免状、電気工事士免状、無線従事者免許証、動力車操縦者免許証、運航管理者技能検定合格証明書、猟銃・空気銃所持許可証、特殊電気工事資格者認定証、認定電気工事従事者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、宅地建物取引士証、船員手帳、戦傷病者手帳、教習資格認定証、検定合格証、身体障害者手帳、精神障害保健福祉手帳、官公署(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分証明書で有効なもの
6 法第7条第1項第13号に規定する住民票コードを記載した住民票等の交付を請求する者は、本人又は本人と同一の世帯に属する者とし、本人確認のための次に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。なお、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、この請求を行うに当たっては、任意代理を認めない。
(1) 前項第1号に規定した書類
(2) 健康保険の被保険者証、各種年金証書
(4) その他町長が総合的に勘案して、本人確認ができると認める書類
(住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付の拒否)
第9条 町長は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付の請求又は申出があった場合において、その請求又は申出が次に該当するときは、当該請求又は申出に応じないものとする。
(1) 差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(2) 個人のプライバシーの侵害につながるおそれがあると認められるとき。
(3) 他人の名誉のき損につながるおそれがあると認められるとき。
(4) DV法等の支援対象者の加害者又は加害者に知られるおそれがある者からの請求であるとき。
(5) その他住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付の制度の趣旨を逸脱して不当に利用されるおそれがあると認められるとき。
(住民票の写しの交付)
第10条 町長は、法第12条第4項の規定に基づき、住民票の写しの交付の請求があった場合には、特別の請求がない限り、法第7条第4号、第5号及び第9号から第14号までに掲げる事項の記載を省略した写しを交付するものとする。
(住民票記載事項証明書の交付)
第11条 町長は、住民票の写しの交付請求があった場合、その請求事由から住民票記載事項証明書の交付で足りると認められるときは、請求者の了解を得て、住民票記載事項証明書を交付するように努めるものとする。
(電話による照会)
第12条 町長は、電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会には応じないものとする。ただし、国又は地方公共団体の職員から職務上急を要する場合の照会については、照会者及び照会内容を確認の上、これに応じることができる。
(除票の取扱い)
第13条 消除された住民票及び戸籍の附票の写しの交付の取扱いについては、それぞれ住民票及び戸籍の附票の写しの取扱いに準じるものとする。
(住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付に関する啓発、周知徹底)
第14条 町長は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付に関し、法の趣旨を逸脱して利用が行われないように周知徹底するとともに、常にあらゆる機会を通じて住民の人権擁護意識の高揚に努めるものとする。
(その他)
第15条 この要綱に定めるもののほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧又は住民票等の交付の運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成18年11月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第27号)
この要綱は、公布の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。
別表(第8条関係)
① 戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)別表第1に掲げる法人の役員又は職員
② 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士